Tapahtumien hinnat ovat loikanneet urakalla. Useat lehdet uutisoivat siitä miten kaiken kustannus on noussut hyökkäyssodan, koronan tai ties minkä monen muun syyn vuoksi. Käytännössä tilanne on kuitenkin se että reaalikustannuksien on annettu nousta välittämättä siitä. Koska jos kaikki on yhtä kallista ja lippuja ostetaan silti, niin miksi sitten pitämään hintoja alhaalla?
Siihen on kuitenkin olemassa vaihtoehtoja. Kustannuksissa päästään alittamaan muut. Karsia voi myös ilman että se näkyy tapahtuman laadussa.
1. Pienempää mutta enemmän
Kaiken ei tarvitse olla yhden päivän aikana 50 000 henkilölle. Tapahtumapaikan kustannukset laskevat reilusti jos pienempi alue pienemmällä kapasiteetilla kelpaa. Valtaosa kustannuksista kuten logistiikka ja huoltotoiminnot kasvavat merkittävästi mikäli halutaan toteuttaa väkimäärältään stadiontasoinen keikka versus useampi päivä pienemmällä tapahtumapaikalla. Lisäksi tällä ratkaisulla yleensä saadaan oheismyyntiä kasvatettua mikäli väki vaihtuu välissä, ja järkevämpää se on vaikka kahdeksi viikoksi rakentaa kaikki oheistoiminnot kuin yhdeksi päiväksi.
2. Panosta laatuun, älä laadun tunteeseen
Laadun näkee päälle päin, mutta kaikesta saa laadukkaan tuntuista. Laatu maksaa hieman enemmän, mutta se maksaa itsensä takaisin nopeasti. Ykköskohdan kanssa etenkin kustannukset maksavat itsensä takaisin. Ei kannata hommata päivän kestävää laadukkaan näköistä jos voi hankkia hieman kalliimmalla laadukasta joka kestää sukupolvia. Kaikelle löytyy jälkimarkkinoita.
3. Mieti ennen kuin vuokraat mitään
Jos olet jo vuosikymmenet vuokrannut tekniikan samasta paikasta, on se jouluna kyseiseltä firmalta tuleva muistaminen ihan paikallaan. Olet varmasti maksanut heille enemmän kuin hankintahinnan verran siitä että vuokraat laitteita. Tottakai tämä ei pidä kaikessa paikkaansa, jotkut asiat vain kannattaa vuokrata koska niitä ei saisi omana maksamaan itseään takaisin millään. Mutta mieti kahdesti, jos meinaat järjestää tapahtumaa ja olet vuokraamassa esimerkiksi paineaitaa kesäfestareille neljäsosalla sen hankintahintaa. Jos meinaat viidentenä vuotenakin järjestää saman kesäfestarin, niin se on maksanut itsensä takaisin. Tottakai ihanteellisessa tilanteessa tapahtumapaikalta löytyy nämä kaikki tarpeet, ja voitkin unohtaa myös logistiikan ja välivarastoinnin, silloin tästä ei ole mitään järkeä kieltäytyä.
4. Location, location or location
Maailma on pienentynyt jatkuvasti, ja mikään paikka ei ole enää tavoittamattomissa. Tämän takia kannattaakin miettiä sitä pitääkö jokaisen festivaalin, tapahtuman tai juhlan olla kasvukeskusten ydinkeskustassa. Yleensä tilavuokrat, yleiset kustannukset, majoitukset sekä muut ovat hieman syrjemmässä merkittävästi halvempia. Lisäksi kysyntä luo tarjontaa, tai sitä voi itse luoda. Perämetsäfestarille naapuripitäjän bussifirman kanssa luotu kuljetuspalvelu on helppo ratkaisu toteuttaa tapahtuma saavutettavaksi suurelle yleisölle, ja varmasti halvempi toteuttaa kuin ostaa ylimääräistä metroliikennettä tai lisäjunia keskusta-alueelle.
5. Mieti lipunmyynti uusiksi
Kolmen suuren lipunmyyntitahon status on hajoamassa vähitellen niiden omaan toimintaan. Kun on toimitusmaksu tietokoneen toimittamassa lipussa, lisämaksu siitä että tietokone edes toimittaa sen sinulle, varausmaksu koska haluat hankkia lipun ja ihan vain maksutapamaksu siksi että haluat maksaa sen lipun, alkaa tuntua hieman siltä että jotakuta narrataan tässä ja pahasti. Moniin tilanteisiin myös halvemmat ratkaisut ovat enemmän kuin ok. Ei asiakasta kiinnosta käytännössä se ostetaanko lippu MegahyperKorporaation kansainvälisestä lippukaupasta (joka kaatuu kun kaikki menevät ostamaan sitä lippua) vai pienemmän tahon lippumyymälästä. Ja siihen muutaman hengen lipunmyyntikaupan ylläpitoon menee paljon vähemmän rahaa kuin MegahyperKorporaation 6678 työntekijän ja massiivisten markkinointikampanjoiden toteutukseen. Eikä asiakkaan tarvitse enää maksaa lisämaksua lisämaksuista.
Ja meidän ratkaisut.
Mehän ei näitä kaikkia kyllä täytetä, mutta yritetään kyllä parhaamme. Tavoitteena on kuitenkin loppujen lopuksi saada täytettyä tilaa mahdollisimman hyvin, olisi aika urpoa väittää mitään muuta. Me pyritään siis kustannustehokkuudella keräämään käyttöastetta mahdollisimman korkeaksi, ja pienenä aloittelevana toimijana se onkin käytännössä ainoa järkevä ratkaisu lähteä kasvamaan.
- Me ollaan pienempi, ja varmasti kustannukset ovat erittäin kilpailukykyiset verrattuna muihin. Puitteet kuitenkin sallivat isommatkin tapahtumat, ja meillä onnistuu myös pidemmätkin tapahtumat.
- Me satsataan laatuun, ja mentaliteettina on ryvetä tarvittaessa vaikka syvässä suossa sen takia että juhlat olisivat unelmien mukaiset. Meillä tavoitteena on se, että meidän puitteet mahdollistaisi vaikka lyhyelläkin varoitusajalla minkä tyyppisen tapahtuman ikinä.
- Tämän osalta me ei ihan samalla linjalla tosin mennä, meidän tavoitteena on se että paineaidasta tapahtumasähköön ja tekokasveihin löytyisi jo meiltä, että itse toisit vain talentit ja itsesi paikalle unohtamatta vieraita.
- Sijainti on meidän vahvuus, eikä heikkous. Ykköstien varressa me ollaan erinomaisella paikalla kun miettii liikkumista Helsingistä tai Turusta, ja muualtakin maasta pääsee helposti. Meillä on hyvät suhteet lähellä toimiviin logistiikkayhtiöihin, ja sitä myötä voidaan mekin toteuttaa helposti vieraiden liikkumista.
- Jos sinulta ei löydy jo valmiiksi tahoa joka toteuttaa lipunmyynnin, niin meilläkin on siihen ratkaisua. Voidaan toteuttaa maksullisten tai maksuttomien tapahtumien liput, eikä siitä veloiteta suuria kustannuksia. Meiltä saat myös lipuntarkastukseen tarvittavat tarvikkeet, tai voit ulkoistaa sen kaiken meille.
Joten, mietipä tapahtumasi uusiksi, ja sitä myötä kustannussäästöjä itsellesi sekä asiakkaat.